/getmedia/2e92f3a0-5eb7-44e7-9865-c6a9e6870fca/Over-Syntus.jpg?width=880&height=220&ext=.jpg

Privacybeleid Keolis Nederland

Wij bieden onze reizigers logisch openbaar vervoer. Onze reizigers bereiken op een ontspannen en veilige wijze hun bestemming. Of het nu gaat om werken, school, recreëren of ontmoeten. Maar om in de ogen van onze reizigers gewoon goed te zijn, doen wij ongewoon goed ons best om onze service, onze voorzieningen en onze producten steeds beter te maken. Gewoon goede service en goede voorzieningen. Daar rekent de reiziger op!

Keolis Nederland vindt dat de controle over uw persoonsgegevens zoveel mogelijk bij u moet liggen, het zijn uw gegevens. Maar om u te kunnen faciliteren in het uitvoeren van onze bovengenoemde visie hebben wij in sommige gevallen hiervoor relevante persoonsgegevens nodig.

Door de komst van de Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn er nieuwe regels van toepassing bij de verwerking van persoonsgegevens. In ons Privacybeleid geven wij uitleg over uw rechten en onze plichten wanneer u persoonsgegevens aan ons verstrekt.
 
Alle (persoonlijke) gegevens die door Keolis Nederland worden verzameld via websitegebruik (Cookies), aanvraagformulieren, e-mails, brieven, telefoongesprekken, via de Syntus/Keolis app, via Social Media, zoals Facebook, Twitter en op andere manieren vrijwillig verkregen persoonsgegevens, zijn verkregen omdat u daarbij of ondubbelzinnig uw toestemming heeft gegeven of omdat er een wettelijke grondslag is om (uw) gegevens te registreren.
 
Dit is het Privacybeleid van Keolis Nederland. Keolis Nederland is verantwoordelijk in de zin van de AVG voor de verwerking van persoonsgegevens.

Waarvoor gebruikt Keolis Nederland uw persoonsgegevens?

  • Om overeenkomsten te kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld bij de aanschaf van onze producten en abonnementen.
  • Om te kunnen reageren op uw vraag, suggestie, klacht.
  • Om gevonden voorwerpen te kunnen retourneren. 
  • Wanneer u heeft aangegeven onze nieuwsbrief te willen ontvangen. 
  • Wanneer u akkoord bent gegaan / heeft gegeven met de gebruiksvoorwaarden van bepaalde producten, diensten, acties, enquêtes of een prijsvraag. 
  • Wanneer u akkoord bent gegaan / heeft gegeven voor het versturen van gepersonaliseerde en gerichte marketinguitingen via de Syntus/Keolis of allGo App.
  • Wanneer u akkoord bent gegaan / heeft gegeven voor het versturen van reisinformatie zoals omleidingen en storingen via de Syntus/Keolis of allGo App.

Welke gegevens registreert Keolis Nederland?

  • Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Respondentnummer
  • Klantnummer, kaartnummer, formuliernummer
  • Soort abonnement/product, ingangsdatum, wervingskanaal, duplicaathistorie, OV-chipkaart chipnummer
  • Klachtgegevens, restitutie, verloren/gevonden voorwerpen
  • Transactiegegevens Syntus reizen, waaronder check-in en check-out gegevens
  • Gegevens m.b.t. lopende/verrichte transacties en additionele gegevens als navigatiegegevens, opgevraagde publicaties/brochures
  • Gegevens uit rechtstreeks contact
  • Financiële gegevens, bank/giro rekeningnummer, betaalwijze, verrichte betalingen
  • Contactgegevens werkgever (indien u een abonnement heeft via uw werkgever)
  • Rekeningnummer, betaalwijze en debiteurengegevens
  • Gegevens met betrekking tot het gebruik van de Syntus/Keolis of allGo App

Wanneer gebruikt Keolis Nederland uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens om een relatie met u tot stand te brengen en te onderhouden. Dat kan op allerlei manieren:
  • Indien u een abonnement heeft aangeschaft en om uitvoering te kunnen geven aan deze overeenkomst.
  • Om bij gevonden en verloren voorwerpen zorg te kunnen dragen voor een goede afhandeling en terugbezorging.
  • Om uw vragen, suggesties, klachten en restitutieverzoeken zo goed mogelijk te kunnen beantwoorden en/of af te handelen.
  • Om u over belangrijke ontwikkelingen binnen onze producten/diensten te kunnen informeren.
  • Om u over nieuwe producten en diensten van Keolis Nederland te kunnen informeren.
  • Om commerciële aanbiedingen te kunnen doen.
  • Voor marktonderzoek, managementinformatie, product- en dienstontwikkeling en het bepalen van algemene strategie.
  • Voor de gebruikelijke financiële activiteiten bij de verkoop van producten/diensten (factureren, innen, crediteren, vordering via derden, intern beheer).
  • Bij gegevensverwerking voor directe marketingdoeleinden gericht op het tot stand brengen en/of in stand houden van een directe relatie tussen activiteiten van Keolis Nederland (eventueel met samenwerkende partners voor gezamenlijke aanbiedingen) met (ex-)reizigers en respondenten. Hieronder wordt mede verstaan het vaststellen van transacties en interesses rechtstreeks verkregen van (ex-)reizigers en respondenten.
  • Voor het onderhouden van contacten met debiteuren en het verwerken van gegevens van (ex-)reizigers om te kunnen communiceren in het kader van de werking van en het doen van uitkeringen bij een loyaliteitsprogramma.
  • Bij de behandeling van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole; uitvoering of toepassing van andere wetten.
  • Bij het uitvoeren van debiteurencontrole ten behoeve van opdrachtverwerking en verkoopondersteuning.
  • Bij verantwoorde uitoefening van bedrijfsdoelstellingen van Keolis Nederland.
  • Bij het gebruik van KeoBike.
Syntus/Keolis app en allGo app:
  • Het toekennen en inwisselen van Syntus punten (t.b.v. het spitsmijdprogramma) (Syntus/Keolis app).
  • Het geven van gepersonaliseerde reisadviezen.
  • Het informeren over relevante reisinformatie zoals omleidingen of storingen.
  • Het doen van persoonlijke aanbiedingen.
  • Het uitvoeren van analyses voor Keolis Nederland.

Gegevens inzien (recht op inzage)

Als u wilt weten welke gegevens wij van u verwerken, kunt u altijd bij ons een overzicht opvragen. Op dit overzicht ziet u welke persoonsgegevens wij van u verwerken, waarvoor we deze gebruiken en de bewaartermijn.

U kunt dit overzicht van uw verwerkte persoonsgegevens opvragen door het invullen van ons digitale formulier Privacy & Informatiebeveiliging. Om er zeker van te zijn dat Keolis Nederland de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekt, verzoeken wij u om een kopie van uw paspoort of ID-kaart mee te sturen. Let u er daarbij op dat u uw BSN-nummer en pasfoto afschermt.

Wij zullen binnen 20 werkdagen op uw verzoek tot inzage reageren.

Wilt u inzage in uw reisgegevens van uw OV-chipkaart, dan kan dat via www.ov-chipkaart.nl

Gegevens wijzigen of aanvullen (rectificatie)

Mocht blijken dat de persoonsgegevens die wij van u gebruiken niet correct zijn dan kunt u een verzoek tot rectificatie indienen waarbij u aan ons kenbaar maakt welke gegevens niet juist zijn via ons digitale formulier Privacy & Informatiebeveiliging.

Om er zeker van te zijn dat Keolis de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekt, verzoeken wij u om tevens een kopie van uw paspoort of ID-kaart mee te sturen. Let u er daarbij op dat u uw BSN-nummer en pasfoto afschermt.

Wij reageren binnen 20 werkdagen op uw verzoek tot rectificatie.

In de e-mail nieuwsbrief en andere mailingen die u van Keolis Nederland ontvangt staat een link waarmee u uzelf kunt afmelden voor de emailcommunicatie vanuit Keolis Nederland.

Uw persoonsgegevens verwijderen (recht op vergetelheid)

Onder bepaalde omstandigheden is het mogelijk om uw persoonsgegevens uit onze systemen te verwijderen. U kunt het recht op vergetelheid aan ons kenbaar maken via ons digitale formulier Privacy & Informatiebeveiliging. Houd u er wel rekening mee dat wij onze producten en diensten niet langer aan u kunnen leveren.

Om er zeker van te zijn dat Keolis de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekt, verzoeken wij u om  tevens een kopie van uw paspoort of ID-kaart mee te sturen. Let u er daarbij op dat u uw BSN-nummer en pasfoto afschermt.

Wij reageren binnen 20 werkdagen op uw verzoek tot verwijdering.

Het aantekenen van verzet tegen verwerking van uw gegevens

Het kan zijn dat u door, bijvoorbeeld persoonlijke omstandigheden, liever niet wilt dat wij uw gegevens (verder) verwerken. Dan is het mogelijk om hiertegen bezwaar aan te tekenen. U kunt dit doen via het digitale formulier Privacy & Informatiebeveiliging. Na beoordeling laten wij u weten of en in hoeverre wij aan uw verzoek kunnen voldoen. 

Om er zeker van te zijn dat Keolis de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekt, verzoeken wij u om  tevens een kopie van uw paspoort of ID-kaart mee te sturen. Let u er daarbij op dat u uw BSN-nummer en pasfoto afschermt.

Wij reageren binnen 20 werkdagen op uw bezwaar tegen verwerking.

Verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk stopzetten (beperking)

Wanneer u de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk zou willen onderbreken (stil zetten) dan kunt u dit aangeven via ons digitale formulier Privacy & Informatiebeveiliging. Daarbij vragen wij u te onderbouwen waarom u de verwerking tijdelijk wilt staken. 

Om er zeker van te zijn dat Keolis de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekt, verzoeken wij u om naast het verzoek tot inzage van uw persoonsgegevens tevens een kopie van uw paspoort of ID mee te sturen. Let u er daarbij op dat u uw BSN-nummer en pasfoto afschermt.

Wij reageren binnen 20 werkdagen op uw verzoek tot beperking.

Het overdragen van uw gegevens (dataportabiliteit)

Wanneer u uw gegevens zou willen overdragen, ook wel dataportabiliteit genoemd, kunt u van ons een kopie ontvangen met de gegevens die wij van u hebben. Deze gegevens kunnen wij ook voor u overdragen aan derden. U kunt dit aangeven door het invullen van het digitale formulier Privacy & Informatiebeveiliging.

Om er zeker van te zijn dat Keolis de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekt, verzoeken wij u om naast het verzoek tot inzage van uw persoonsgegevens tevens een kopie van uw paspoort of ID mee te sturen. Let u er daarbij op dat u uw BSN-nummer en pasfoto afschermt.

Wij reageren binnen 20 werkdagen op uw verzoek met betrekking tot dataportabiliteit.

Verstrekken persoonsgegevens aan derden

Om uitvoering te geven aan onze dienstenverlening en overige activiteiten maken we gebruik van derden. U kunt denken aan ICT bedrijven, externe Klantenservice, het gebruik van de OV chipkaart, marketingdiensten (app’s), klanttevredenheidsonderzoeken, samenwerking met verzekeringsmaatschappijen bij schade, toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties, incassobureau, analysediensten m.b.t. het gebruik van onze websites (Google Analytics). 

Wanneer externe organisaties persoonsgegevens verwerken in opdracht van Keolis Nederland, dan hebben wij met deze partijen afspraken gemaakt omtrent de verwerking, de doeleinden, beveiliging enz. Deze afspraken liggen vast in een verwerkersovereenkomst. 

Cameratoezicht

In veel voertuigen van Keolis Nederland zijn camera’s geïnstalleerd. Het cameratoezicht is openlijk en wordt d.m.v. pictogrammen op stickers in het voertuig aangegeven. De camera’s zijn bedoeld om de (sociale) veiligheid van onze medewerkers en reizigers te verhogen en ter bescherming van eigendommen.

De beelden worden slechts een korte termijn bewaard (max 72 uur) en worden niet gebruikt en/of uitgelezen indien daar geen aanleiding toe is. Bij een incident kunnen de camerabeelden binnen de wettelijke kaders ter beschikking worden gesteld aan politie en justitie ter ondersteuning van een aangifte van een strafbaar feit. Indien er sprake is van een incident worden de beelden bewaard totdat het incident is afgehandeld.

Binnen Keolis Nederland heeft alleen geautoriseerd personeel toegang tot het beeldmateriaal.

De voertuigen in de concessie Almere zijn uitgerust met camera’s die, wanneer er zich een onveilige situatie voordoet, de chauffeur de verkeersleiding op afstand kan laten meekijken. Zo kan er gericht assistentie worden ingeschakeld indien nodig, zoals Politie, medewerkers Sociale Veiligheid of andere hulpdiensten.

Grondslag: verwerking gerechtvaardigd belang

Wijzigingen

Het kan zijn dat ontwikkelingen binnen Keolis Nederland of veranderende wetgeving aanleiding zijn om het Privacybeleid aan te passen. Op onze website treft u altijd de laatste versie aan van het geldende Privacybeleid. Bij grote wijzigingen zullen wij u daarover informeren via onze website, nieuwsbrief en onze “app’s“.

Verantwoordelijkheid - Contact

Dit Privacybeleid is van Keolis Nederland. Keolis is verantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerking van persoonsgegevens die verwerkt worden van reizigers, klanten en websitegebruikers.

Adresgegevens Keolis Nederland
Visbystraat 5
7418 BE Deventer
KvK-nummer: 09102634
 
M.b.t. de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen wanneer u: 
  • Vragen, opmerkingen of klachten heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens.
  • Vragen, opmerkingen of klachten heeft over het Privacybeleid van Keolis.
  • Wilt dat Keolis Nederland uw persoonsgegevens verwijdert, omdat u niet langer gebruik wilt maken van onze diensten. 
  • Keolis Nederland heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld, die binnen Keolis Nederland toeziet op correcte naleving van de AVG.
U kunt hierover contact met ons opnemen via ons digitale formulier Privacy & Informatiebeveiliging.

Wij zullen binnen 20 werkdagen reageren.

Wanneer u van mening bent dat Keolis Nederland niet juist heeft gehandeld naar aanleiding van uw opmerking of klacht, dan kunt u bij de Autoriteit Persoonsgegevens een melding achterlaten via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
 

Wet en Regelgeving

Keolis Nederland dient te voldoen aan verschillende wettelijke verplichtingen. Zo verwerken we Persoonsgegevens zoals uw NAW gegevens of transactiegegevens. De Grondslag die hiervoor wordt gebruikt is: uitvoering geven aan een wettelijke verplichting. U kunt hierbij denken aan belastingwetgeving.

Vanuit Politie, Justitie (opsporingsinstanties) kunnen gegevens gevorderd worden. Wij zijn wettelijk verplicht aan deze verzoeken mee te werken.

Wij proberen de verwerking van persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te laten plaatsvinden. Dit lukt niet altijd. Zo wordt er gebruik gemaakt van Facebook, Google en Whats app.
Wanneer er toch gegevens worden gedeeld met organisaties buiten de EU, dan bevindt deze organisatie zich in een land dat voldoende veilig is. De Europese Commissie heeft hiervoor een lijst opgesteld.

Wanneer wij persoonsgegevens door anderen laten verwerken, u kunt denken aan ICT bedrijven, Klantenservice, het gebruik van de OV chipkaart, dan zijn er over de verwerking van persoonsgegevens nadrukkelijk nadere afspraken gemaakt, die zijn vastgelegd in Verwerkersovereenkomsten.

M.b.t. de bewaartermijnen van sommige gegevens zijn deze wettelijk vastgesteld. Indien dit aan de orde is dan worden deze gegevens gedurende deze termijn bewaard.

Keolis Nederland conformeert zich te allen tijde aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. 
 

Gerelateerde documenten

Klantencontact

Het kan op meerdere manieren voorkomen dat u met ons contact heeft. Dat kan via de website, telefonisch, via Facebook, Twitter enz.

Om u van dienst te kunnen zijn en uw vragen, klachten en suggesties te kunnen beantwoorden is het soms noodzakelijk om uw persoonsgegevens te gebruiken. Dit zijn gegevens die u aan ons verstrekt. Wij zien er op toe dat we u enkel om die gegevens vragen die voor de behandeling van uw specifieke vraag of klacht noodzakelijk zijn.

Wij bewaren alle klantcontacten gedurende maximaal 18 maanden om eventuele vervolgvragen zo goed mogelijk te kunnen behandelen. Daarbij geldt uw telefoonnummer, e-mailadres, twitter accountnaam of Facebook accountnaam (afhankelijk van het kanaal waarbinnen u contact opneemt) als identifier. Zodra u geen actieve klantcontacten meer heeft wordt het aan u gekoppelde account helemaal verwijderd.

Grondslag verwerking: toestemming en gerechtvaardigd belang.

Wifi in onze voertuigen

In onze voertuigen bieden wij WIFI aan. Wanneer u van deze service gebruik wilt maken dan gebruiken wij persoonsgegevens. In dit geval is dat uw MAC–adres. Alleen hierdoor is het gebruik van de WIFI mogelijk. Vervolgens voegen wij aan uw mobile device een dynamisch IP adres toe.

Om deze service te kunnen verlenen wordt er gebruik gemaakt van externe IT dienstverleners. Deze externe partijen verwerken voor ons de gegevens, maar alleen die gegevens die hier genoemd staan en niet meer en ook niet voor andere doeleinden. Hierover hebben wij met deze partijen afspraken gemaakt en vastgelegd in een Verwerkersovereenkomst.

Grondslag verwerking: het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst.