• Om overeenkomsten te kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld bij de aanschaf van onze producten en abonnementen.
• Om te kunnen reageren op uw vraag, suggestie, klacht.
• Om gevonden voorwerpen te kunnen retourneren. 
• Wanneer u heeft aangegeven onze nieuwsbrief te willen ontvangen. 
• Wanneer u akkoord bent gegaan / heeft gegeven met de gebruiksvoorwaarden van bepaalde producten, diensten, acties, enquêtes of een prijsvraag. 
• Wanneer u akkoord bent gegaan / heeft gegeven voor het versturen van gepersonaliseerde en gerichte marketinguitingen via de Syntus/Keolis of allGo App.
• Wanneer u akkoord bent gegaan / heeft gegeven voor het versturen van reisinformatie zoals omleidingen en storingen via de Syntus/Keolis of allGo App.

Om de hierboven omschreven doelen te kunnen realiseren verzamelt Keolis Nederland van u de volgende persoonsgegevens:

• Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres
• Geboortedatum
• Geslacht
• Respondentnummer
• Klantnummer, kaartnummer, formuliernummer
• Soort abonnement/product, ingangsdatum, wervingskanaal, duplicaathistorie, OV-chipkaart chipnummer
• Klachtgegevens, restitutie, verloren/gevonden voorwerpen
• Transactiegegevens Syntus reizen, waaronder check-in en check-out gegevens
• Gegevens m.b.t. lopende/verrichte transacties en additionele gegevens als navigatiegegevens, opgevraagde publicaties/brochures
• Gegevens uit rechtstreeks contact
• Financiële gegevens, bank/giro rekeningnummer, betaalwijze, verrichte betalingen
• Contactgegevens werkgever (indien u een abonnement heeft via uw werkgever)
• Rekeningnummer, betaalwijze en debiteurengegevens
• Gegevens met betrekking tot het gebruik van de Syntus/Keolis of allGo App

Uw persoonsgegevens worden verwerkt conform de AVG en overige relevante wet- en regelgeving. Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens en verzamelen niet meer gegevens van nodig.

Wij gebruiken uw gegevens om een relatie met u tot stand te brengen en te onderhouden. Dat kan op allerlei manieren:

• Om overeenkomsten te kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld bij de aanschaf van onze producten en abonnementen.
• Om bij gevonden en verloren voorwerpen zorg te kunnen dragen voor een goede afhandeling en terugbezorging.
• Om uw vragen, suggesties, klachten en restitutieverzoeken zo goed mogelijk te kunnen beantwoorden en/of af te handelen.
• Als u heeft aangegeven onze nieuwsbrief te willen ontvangen.
• Om u over belangrijke ontwikkelingen binnen onze producten/diensten te kunnen informeren.
• Om u over nieuwe producten en diensten van Keolis Nederland te kunnen informeren.
• Om commerciële aanbiedingen te kunnen doen.
• Voor marktonderzoek, managementinformatie, product- en dienstontwikkeling en het bepalen van algemene strategie.
• Voor de gebruikelijke financiële activiteiten bij de verkoop van producten/diensten (factureren, innen, crediteren, vordering via derden, intern beheer).
• Bij gegevensverwerking voor directe marketingdoeleinden gericht op het tot stand brengen en/of in stand houden van een directe relatie tussen activiteiten van Keolis Nederland (eventueel met samenwerkende partners voor gezamenlijke aanbiedingen) met (ex-)reizigers en respondenten. Hieronder wordt mede verstaan het vaststellen van transacties en interesses rechtstreeks verkregen van (ex-)reizigers en respondenten.
• Voor het onderhouden van contacten met debiteuren en het verwerken van gegevens van (ex-)reizigers om te kunnen communiceren in het kader van de werking van en het doen van uitkeringen bij een loyaliteitsprogramma.
• Bij de behandeling van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole; uitvoering of toepassing van andere wetten.
• Bij het uitvoeren van debiteurencontrole ten behoeve van opdrachtverwerking en verkoopondersteuning.
• Bij verantwoorde uitoefening van bedrijfsdoelstellingen van Keolis Nederland.
• Bij het gebruik van KeoBike.

 
Syntus/Keolis app en allGo app:

• Het toekennen en inwisselen van Syntus punten (t.b.v. het spitsmijdprogramma) (Syntus/Keolis app).
• Het geven van gepersonaliseerde reisadviezen.
• Het informeren over relevante reisinformatie zoals omleidingen of storingen.
• Het doen van persoonlijke aanbiedingen.
• Het uitvoeren van analyses voor Keolis Nederland.
• Wanneer u akkoord bent gegaan / heeft gegeven met de gebruiksvoorwaarden van bepaalde producten, diensten, acties, enquêtes of een prijsvraag.

Bij Keolis Nederland willen wij dat onze reizigers op een ontspannen en veilige wijze hun bestemming bereiken. Om onze dienstverlening, in de breedste zin van het woord, mogelijk te maken verwerken wij uw persoonsgegevens. Keolis Nederland mag alleen uw persoonsgegevens verwerken als daarvoor een grondslag bestaat.

Alle (persoonlijke) gegevens die door Keolis Nederland worden verzameld via websitegebruik (Cookies), aanvraagformulieren, e-mails, brieven, telefoongesprekken, via de Syntus/Keolis app, via Social Media en op andere manieren vrijwillig verkregen persoonsgegevens, zijn verkregen omdat u daarbij of ondubbelzinnig uw toestemming heeft gegeven, of omdat er een wettelijke verplichting is, of dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of dat er sprake is van een gerechtvaardigd belang.

Keolis Nederland bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking, tenzij er een wettelijke langere bewaartermijn geldt.

Keolis Nederland heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen elke andere vorm van onrechtmatige verwerking.

 

Klantencontact
Het kan op meerdere manieren voorkomen dat u met ons contact heeft. Dat kan via de website, telefonisch, via Facebook, Twitter enz.

Om u van dienst te kunnen zijn en uw vragen, klachten en suggesties te kunnen beantwoorden is het soms noodzakelijk om uw persoonsgegevens te gebruiken. Dit zijn gegevens die u aan ons verstrekt. Wij zien er op toe dat we u enkel om die gegevens vragen die voor de behandeling van uw specifieke vraag of klacht noodzakelijk zijn.

Wij bewaren alle klantcontacten gedurende maximaal 18 maanden om eventuele vervolgvragen zo goed mogelijk te kunnen behandelen. Daarbij geldt uw telefoonnummer, e-mailadres, twitter accountnaam of Facebook accountnaam (afhankelijk van het kanaal waarbinnen u contact opneemt) als identifier. Zodra u geen actieve klantcontacten meer heeft wordt het aan u gekoppelde account verwijderd.

Cameratoezicht
In veel voertuigen van Keolis Nederland zijn camera’s geïnstalleerd. Het cameratoezicht is openlijk en wordt d.m.v. pictogrammen op stickers in het voertuig aangegeven. De camera’s zijn bedoeld om de (sociale) veiligheid van onze medewerkers en reizigers te verhogen en ter bescherming van eigendommen.

De beelden worden slechts een korte termijn bewaard (max 72 uur) en worden niet gebruikt en/of uitgelezen indien daar geen aanleiding toe is. Bij een incident kunnen de camerabeelden binnen de wettelijke kaders ter beschikking worden gesteld aan politie en justitie ter ondersteuning van een aangifte van een strafbaar feit. Indien er sprake is van een incident worden de beelden bewaard totdat het incident is afgehandeld.

Binnen Keolis Nederland heeft alleen geautoriseerd personeel toegang tot het beeldmateriaal.

De voertuigen in de concessie Almere zijn uitgerust met camera’s die, wanneer er zich een onveilige situatie voordoet, de chauffeur de verkeersleiding op afstand kan laten meekijken. Zo kan er gericht assistentie worden ingeschakeld indien nodig, zoals Politie, medewerkers Sociale Veiligheid of andere hulpdiensten.

Wifi in onze voertuigen
In onze voertuigen bieden wij WIFI aan. Wanneer u van deze service gebruik wilt maken dan gebruiken wij persoonsgegevens. In dit geval is dat uw MAC–adres. Alleen hierdoor is het gebruik van de WIFI mogelijk. Vervolgens voegen wij aan uw mobile device een dynamisch IP adres toe.

Om deze service te kunnen verlenen wordt er gebruik gemaakt van externe IT dienstverleners. Deze externe partijen verwerken voor ons de gegevens, maar alleen die gegevens die hier genoemd staan en niet meer en ook niet voor andere doeleinden. Hierover hebben wij met deze partijen afspraken gemaakt en vastgelegd in een Verwerkersovereenkomst.

Op grond van de AVG heeft u rechten met betrekking tot uw verwerkte persoonsgegevens. Keolis biedt u de mogelijkheid om deze rechten uit te oefenen en worden hieronder nader toegelicht:

Als u wilt weten welke gegevens wij van u verwerken, kunt u altijd bij ons een overzicht opvragen. Op dit overzicht ziet u welke persoonsgegevens wij van u verwerken, waarvoor we deze gebruiken en de bewaartermijn.

Wilt u inzage in uw reisgegevens van uw OV-chipkaart, dan kan dat via www.ov-chipkaart.nl

Mocht blijken dat de persoonsgegevens die wij van u gebruiken niet correct zijn dan kunt u een verzoek tot rectificatie indienen waarbij u aan ons kenbaar maakt welke gegevens niet juist zijn.

Onder bepaalde omstandigheden is het mogelijk om uw persoonsgegevens uit onze systemen te verwijderen. U kunt het recht op vergetelheid aan ons kenbaar maken via ons digitale formulier Privacy & Informatiebeveiliging. 

Het kan zijn dat u door, bijvoorbeeld persoonlijke omstandigheden, liever niet wilt dat wij uw gegevens (verder) verwerken. Dan is het mogelijk om hiertegen bezwaar aan te tekenen. Na beoordeling laten wij u weten of en in hoeverre wij aan uw verzoek kunnen voldoen. 

Wanneer u de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk zou willen onderbreken (stil zetten) dan kunt u dit aangeven via ons digitale formulier Privacy & Informatiebeveiliging. Daarbij vragen wij u te onderbouwen waarom u de verwerking tijdelijk wilt staken. 

Wanneer u uw gegevens zou willen overdragen, ook wel dataportabiliteit genoemd, kunt u van ons een kopie ontvangen met de gegevens die wij van u hebben. Deze gegevens kunnen wij ook voor u overdragen aan derden.

Bovengenoemde rechten kunt u uitoefenen door contact met ons op te nemen. Dit kan door het invullen van ons digitale formulier Privacy & Informatiebeveiliging. Om er zeker van te zijn dat Keolis Nederland de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekt, verzoeken wij u om een kopie van uw ID-bewijs mee te sturen. Let u daarbij op dat u uw BSN-nummer en pasfoto afschermt. Uw ID-bewijs wordt niet opgeslagen of geprint maar dient alleen ter verificatie en zal direct worden vernietigd/verwijderd.

Wij zullen binnen 20 werkdagen op uw verzoek reageren.

Om uitvoering te geven aan onze dienstenverlening en overige activiteiten maken we gebruik van derden. U kunt denken aan ICT bedrijven, externe Klantenservice, het gebruik van de OV chipkaart, marketingdiensten (app’s), klanttevredenheidsonderzoeken, samenwerking met verzekeringsmaatschappijen bij schade, toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties, incassobureau, analysediensten m.b.t. het gebruik van onze websites (Google Analytics). 

Wanneer externe organisaties persoonsgegevens verwerken in opdracht van Keolis Nederland, dan hebben wij met deze partijen afspraken gemaakt omtrent de verwerking, de doeleinden, beveiliging enz. Deze afspraken liggen vast in een (verwerkers)overeenkomst. 

Daarnaast kunnen bijvoorbeeld vanuit Politie, Justitie (opsporingsinstanties) gegevens gevorderd worden. Wij zijn wettelijk verplicht aan deze verzoeken mee te werken.

Wanneer u een verzoek heeft ingediend met betrekking tot één van de voornoemde rechten, welke inhoudelijke gevolgen heeft voor uw persoonsgegevens, zullen wij deze derde partijen op de hoogte stellen van desbetreffende wijzigingen.

In veel voertuigen van Keolis Nederland zijn camera’s geïnstalleerd. Het cameratoezicht is openlijk en wordt d.m.v. pictogrammen op stickers in het voertuig aangegeven. De camera’s zijn bedoeld om de (sociale) veiligheid van onze medewerkers en reizigers te verhogen en ter bescherming van eigendommen.

De beelden worden slechts een korte termijn bewaard (max 72 uur) en worden niet gebruikt en/of uitgelezen indien daar geen aanleiding toe is. Bij een incident kunnen de camerabeelden binnen de wettelijke kaders ter beschikking worden gesteld aan politie en justitie ter ondersteuning van een aangifte van een strafbaar feit. Indien er sprake is van een incident worden de beelden bewaard totdat het incident is afgehandeld.

Binnen Keolis Nederland heeft alleen geautoriseerd personeel toegang tot het beeldmateriaal.

De voertuigen in de concessie Almere zijn uitgerust met camera’s die, wanneer er zich een onveilige situatie voordoet, de chauffeur de verkeersleiding op afstand kan laten meekijken. Zo kan er gericht assistentie worden ingeschakeld indien nodig, zoals Politie, medewerkers Sociale Veiligheid of andere hulpdiensten.

Grondslag: verwerking gerechtvaardigd belang

Het kan zijn dat ontwikkelingen binnen Keolis Nederland of veranderende wetgeving aanleiding zijn om het Privacybeleid aan te passen. Op onze website treft u altijd de laatste versie aan van het geldende Privacybeleid. Bij grote wijzigingen zullen wij u daarover informeren via onze website, nieuwsbrief en onze “app’s“.

Dit Privacybeleid is van Keolis Nederland. Keolis is verantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerking van persoonsgegevens die verwerkt worden van reizigers, klanten , websitegebruikers en overige betrokkenen.

Adresgegevens Keolis Nederland
Visbystraat 5
7418 BE Deventer
KvK-nummer: 09102634
 
M.b.t. de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen wanneer u: 

• Vragen, opmerkingen of klachten heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens.
• Vragen, opmerkingen of klachten heeft over het Privacybeleid van Keolis.
• De in deze verklaring genoemde rechten wilt uitoefenen.

U kunt hierover contact met ons opnemen via ons digitale formulier Privacy & Informatiebeveiliging.

Wanneer u van mening bent dat Keolis Nederland niet juist heeft gehandeld naar aanleiding van uw opmerking of klacht, dan kunt u bij de Autoriteit Persoonsgegevens een melding achterlaten via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
 

Keolis Nederland heeft een Functionaris voor de Gegevensbescherming aangesteld, die binnen Keolis Nederland toeziet op correcte naleving van de privacywetgeving. Deze functie wordt vervuld door M. Poot.

Keolis Nederland conformeert zich te allen tijde aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. 

Wij proberen de verwerking van persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te laten plaatsvinden. Dit lukt niet altijd. Zo wordt er gebruik gemaakt van Facebook, Google en Whats app. Wanneer er toch gegevens worden gedeeld met organisaties buiten de EU, dan bevindt deze organisatie zich in een land dat voldoende veilig is. De Europese Commissie heeft hiervoor een lijst opgesteld.

 

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens? 
Keolis Nederland en de andere openbaar vervoersbedrijven willen ervoor zorgen dat het openbaar vervoer zo efficiënt en effectief mogelijk is. Daarom hebben de openbaar vervoersbedrijven er belang bij om inzicht te krijgen in reispatronen van reizigers. Dat inzicht is ook belangrijk voor derde partijen, zoals overheden die (openbaar) vervoer als taak hebben en externe organisaties die activiteiten ontplooien met een belang voor (openbaar) vervoer of die zich inzetten voor de verbetering van de dienstverlening aan reizigers.
 
Dit inzicht verkrijgen wij door middel van statistisch onderzoek. Keolis Nederland en de andere openbaar vervoersbedrijven (tezamen “wij” of “we” of “ons”) hebben samen besloten welke persoonsgegevens mogen worden gebruikt om het inzicht te verkrijgen en op welke wijze de persoonsgegevens mogen worden gebruikt. We noemen dat ook wel de Informatiehuishouding. Deze afspraken zijn vastgelegd in een Samenwerkingsovereenkomst tussen de openbaar vervoersbedrijven.
 
Wij mogen transactiegegevens volgens de privacywetgeving ook gebruiken voor statistisch onderzoek op de gronden die wij in ons Privacy Statement hebben opgesomd.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij? 
Wij hebben besloten dat er voor het uitvoeren van het statistisch onderzoek naar de reispatronen van reizigers, alleen gebruik mag worden gemaakt van zogenaamde transactiegegevens, niet van klantgegevens zoals je naam of geboortedatum.
 
Transactiegegevens ontstaan als je met je OV-chipkaart in- en uitcheckt en worden uitgelezen met behulp van de chip-ID in je kaart. Deze gegevens worden gebruikt om je reistransacties af te handelen. Dit wordt uitgevoerd door Trans Link Systems B.V (hierna “Translink”). Je vindt de transactiegegevens in je transactieoverzicht van je OV-chipkaart.
 
Wij slaan de transactiegegevens voor statistisch onderzoek op in een aparte database bij Translink. Voordat we de gegevens daarin opslaan, laten wij de gegevens pseudonimiseren. Bij dit pseudonimiseren worden de identificerende kenmerken in de gegevens versleuteld. Hierdoor zijn de gegevens niet zonder aanvullende informatie tot een persoon te herleiden. Nadat de gegevens zijn gepseudonimiseerd laten wij onder beheer van Translink onderzoeksbestanden maken. Het gaat dan om een set van statistische gegevens. Met die geaggregeerde, statistische onderzoeksbestanden kan Translink of kunnen andere daarin gespecialiseerde bedrijven informatieproducten maken. De onderzoeksbestanden en informatieproducten bevatten geen persoonsgegevens.

Centraal aanspreekpunt
Wij hebben een centraal aanspreekpunt ingericht waar je terecht kunt met al je vragen over verwerking van je gegevens voor de samenstelling van onderzoeksbestanden en informatieproducten. Je kunt contact opnemen met Translink via privacy@ov-chipkaart.nl. Bij Translink kun je ook een verzoek indienen om je rechten uit te oefenen.
 
Indien je niet wilt dat wij je transactiegegevens gebruiken voor statistisch onderzoek naar reispatronen, kun je dit aangeven per email. Stuur hiervoor een email naar Translink, via privacy@ov-chipkaart.nl. Vermeld in de email je kaartnummer en geef duidelijk aan dat je bezwaar maakt tegen het gebruik van de transactiegegevens gekoppeld aan de vermelde kaart voor statistische doeleinden.

Met wie delen wij gegevens? 
Je gegevens worden door Translink verwerkt in opdracht van ons. Hierover hebben wij met Translink afspraken gemaakt in een verwerkersovereenkomst, bijvoorbeeld over de beveiliging en het gescheiden bewaren van gegevens.
 
Translink schakelt een partij in voor het pseudonimiseren van de transactiegegevens. Door de pseudonimisering is het moeilijker om de gegevens met personen in verband te brengen. Translink stelt vervolgens geaggregeerde statistische onderzoeksbestanden samen die niet meer tot personen herleidbaar zijn.
 
Op basis van de onderzoeksbestanden kunnen Translink of andere gespecialiseerde bedrijven informatieproducten maken. Zo kunnen zij bijvoorbeeld trends aangeven in reizigersstromen, die kunnen worden gebruikt om te bepalen waar nieuwe openbaar vervoerstrajecten moeten komen. Dit soort informatieproducten kunnen wij doorgeven aan overheidsinstanties en aan derde partijen die een taak hebben of activiteiten ontplooien met een belang voor (openbaar) vervoer en verbetering van dienstverlening aan reizigers. De informatieproducten bevatten geen persoonsgegevens en worden uitsluitend beschikbaar gesteld:
 

1. Aan vervoerders en overheden, op basis van uitvoering van de overeenkomst met de reiziger;
2. Aan de wetenschap, op basis van gerechtvaardigd belang;
3. Aan kennisinstellingen, op basis van gerechtvaardigd belang;
4. Aan partijen met een commerciële doelstelling, op basis van gerechtvaardigd belang;
5. Openbaar, op basis van gerechtvaardigd belang.

 
Wij geven je persoonsgegevens voor deze doeleinden niet door aan (rechts)personen buiten de Europese Economische Ruimte.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren de transactiegegevens en de gepseudonimiseerde transactiegegevens maximaal 18 maanden na de door  jou gemaakte reis.

• Syntus app privacy policy
• Algemene voorwaarden Syntus (gebruiksvoorwaarden)
• Algemene Voorwaarden vervoersbewijzen  (NL – ENG)
• Productvoorwaarden (abonnementen)
• Privacybeleid OV-chipkaart. Keolis is niet aansprakelijk voor het privacybeleid van TLS.
• Daarnaast is Keolis Nederland gebonden aan de gedragscode “verwerking persoonsgegevens OV-chipkaart door OV bedrijven”, die is gedeponeerd door het KNV (Koninklijk Nederlands Vervoer).